Event Organizer dan Management, Sebuah Pekerjaan yang Melatih Mental dan Kematangan Diri

SANIKRADUFATIH - Sebenarnya, agak sedikit bingung dan canggung ketika harus menceritakan pengalaman atau keberhasilan diri dalam bidang dunia event organizer dan event management. Sebab, keberhasilan sebuah event atau sebuah acara, tidak hanya bergantung pada satu orang saja, tak ada one man show atau hero tunggal dalam keberhasilan pekerjaan yang bersifat event. Dikarenakan, event adalah suatu pekerjaan yang bersifat kerja kolektif dengan dukungan kerjasama dari tim yang solid.

Apakah sebuah event bisa dikerjakan seorang diri?, mungkin bisa saja seseorang menyelenggarakan sebuah event hanya seorang diri, tapi, tentu saja ia harus mengeluarkan effort yang besar dan ekstra. Sebab, event organizer adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak komunikasi dan koordinasi, mulai dari mengatur venue, budgeting, menghubungi narasumber, menjalin Kerjasama dengan berbagai mitra, mencari sponsor, melakukan promosi, mencari peserta dan lain sebagainya, hal itu sungguh menguras tenaga, pikiran dan waktu.

Akan sangat melelahkan jika penyelenggaraan event hanya ditangani oleh satu orang, kecuali jika event tersebut hanya event skala kecilyang tak terlalu banyak menguras tenaga dan tak membutuhkan komunikasi maupun koordinasi yang rumit. Sekali pun event-nya kecil, tapi tetap saja, rasanya akan lelah jika hanya ditangani seorang diri. Sebuah event, sebaiknya dikerjakan dan ditangani oleh sebuah tim, alias kerja kolektif dengan dukungan tim yang solid.

Event organizer adalah sebuah pekerjaan yang bersifat kerjasama kolektif, semua bekerja untuk tujuan yang sama, namun, tiap orang tetap memiliki tanggung jawab dan tugas pokok masing-masing, bahkan, harus senantiasa berkoordinasi dan komunikasi satu sama lain, agar tak terjadi miskomunikasi atau kesalahpahaman demi lancarnya event atau kegiatan tersebut.

Permasalahan terbesar dalam dunia event organizer, khususnya bagi pelaku event management, titik krusialnya adalah di bagian komunikasi, ketika komunikasinya terputus, lambat, tersendst atau saat antar divisi terjadi perselisihan dan salah paham dalam komunikasi, jika hal tersebut tidak segera ditangani, maka bisa dipastikan event tersebut akan ambyar atau bisa saja gagal di tengah jalan.

Oleh sebab itu, di dunia event organizer, hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah model komunikasi, model komunikasi yang harus digunakan adalah model komunikasi yang efektif, efisien dan to the point. Selain itu, sosok yang paling berperan dan memiliki tanggung jawab yang paling besar dalam dunia event organizer adalah ketua organizing committee (OC), atau sering disebut ketua panitia, walaupun, pada akhirnya semua tim diharuskan bertanggung jawab terhadap tugasnya masing-masing. Tapi, yang jelas, ketua OC lah yang pada akhirnya memiliki peran paling krusial dan beban tanggung jawab yang paling besar.

Jika ditunjuk untuk menjadi Ketua OC/pelaksana, maka harus memiliki sikap yang adil, memiliki kemampuan menganalisa setiap keadaan dan masalah (Analytical Thingking), melakukan koordinasi dan komunikasi dengan semua divisi, memantau, mengawasi dan memeriksa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tiap divisi untuk mengetahui sudah sejauh mana persiapannya, sudah sampai mana perkembangannya, bahkan sampai hari H pelaksanaan event pun, ia harus tetap bekerja untuk mengawasi dan memastikan jalannya event.

Intinya, setiap orang yang ingin berkecimpung di dunia event management dan organizer, ia harus mengembangkan dan menumbuhkan sifat sabar yang dimilikinya, serta mengembangkan kemampuan non teknis lainnya. Seperti mengembangkan kemampuan berkomunikasi, di antaranya yaitu public speaking, ahli membangun jejaring (networking). Kemudian, memiliki kemampuan kepemimpinan, mampu berpikir kritis, andal dalam manajemen waktu, mudah beradaptasi dan memiliki rasa penasaran dan tanggung jawab yang tinggi. Selain itu, ia juga harus memiliki sikap mental yang tahan banting, seperti mental struggle, agile, resilience dan memiliki orientasi terhadap problem solving.

Saya sendiri merasa sangat beruntung dan bersyukur, sebab, sejak dari masa sekolah sudah mulai mengenal dan belajar tentang event management dan dunia event organizer, hal ini sungguh berdampak pada perkembangan diri secara pribadi, khususnya dalam kematangan berpikir dan sikap mental.

Walaupun pada awalnya hampir beberapa kali mendapati kegiatan atau event yang berakhir mengecewakan, yang membuat diri saya kadang merasa kesal dan marah, tapi kemarahan tersebut lebih ditujukan kepada diri sendiri, kadang saya merasa "kok gitu aja gak becus".

Hampir saja saya merasa putus asa dan tak mau lagi mengurusi hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan event. Hal tersebut, umumnya terjadi di saat usia saya masih belia, saat masih mengenakan seragam putih Abu-abu, alias saat masih masa sekolah. Maklum, mungkin wajar saja masih anak sekolah, pola pikirnya belum banyak terbentuk dan belum memiliki banyak pengalaman.

Tapi, setelah itu semua terlewati, saat diri sudah beranjak dewasa dan memasuki kehidupan dunia yang sesungguhnya, saya menjadi paham dan sadar, bahwa pengalaman dalam dunia event organizer itulah yang pada akhirnya memberikan pengaruh paling besar dan membentuk saya menjadi pribadi seperti saat ini, yang menurut pendapat saya telah mengubah diri ini menjadi pribadi yang mau terus belajar dan berkembang menjadi lebih baik.

Namun, setiap kegagalan yang pernah dialami, itu semua bukan alasan untuk menyerah dan berhenti, justru kegagalan atau hasil yang tak memuaskan dalam penyelenggaraan event, malah semakin memacu diri untuk terus berbenah dan melakukan evaluasi, terlebih di saat ditunjuk sebagai ketua penyelenggara, ini sungguh tanggung jawab yang besar.

 

•• Pengalaman Mengelola Event Organizer

Berbicara soal berbagai prestasi atau keberhasilan dalam menyelenggarakan event atau hal apapun, kita tak boleh naif dan tak boleh menutup mata, yang hanya berbangga diri terus menerus membicarakan keberhasilan tanpa membicarakan atau membahas kegagalan yang pernah dialami.

Justru, berbagai keberhasilan dan kesuksesan besar tersebut disebabkan karena adanya kegagalan yang pernah dialami, namun, dari kegagalan tersebut, kita terus belajar untuk melakukan evaluasi dan perbaikan, sehingga menghasilkan berbagai prestasi dan keberhasilan besar. Ada dua pengalaman besar dalam dunia event organizer dan event management yang selalu saya ingat, yaitu kegagalan yang amat pahit dan kesuksesan event yang banyak membawa kebermanfaatan dan kebanggaan.

Pengalaman pahit yang pernah dialami adalah saat diri dipercaya untuk menyelenggarakan sebuah event kampus, saya harus menanggung kerugian yang bisa dikatakan lumayan besar untuk posisi saat itu sebagai anak kuliahan. Hal tersebut disebabkan karena adanya miskomunikasi dengan vendor atau pihak ketiga, yang dalam hal ini saya langsung mempercayakannya begitu saja kepada tim khusus kerjasama dan melepasnya begitu saja tanpa pengawasan yang berarti alias sangat minim, serta tidak teliti dalam membaca proposal kerjasama, sehingga terjadi pembengkakan biaya yang tidak terduga. Akhirnya, mau tidak mau, sedikit tabungan yang dimiliki harus saya relakan untuk menutupi kekurangan biaya.

Pasca event selesai, saya langsung berkomunikasi dengan berbagai pihak, mulai dari dewan mahasiswa, senat kampus, bahkan dekanat fakultas, dengan mengumpulkan berbagai bukti dan kronologi, akhirnya problem event tersebut bisa diselesaikan dengan baik. Tapi, yang membuat saya kaget, ternyata kejadian tersebut ditengarai memiliki unsur politis di dalamnya, sebagai anak kemarin sore yang belum terlalu paham politik kampus, saya hampir tidak percaya, saya kira penyelenggaraan event ya event saja, tanpa ada embel apapun, tapi begitulah kenyataannya, terkadang ada oknum yang memanfaatkan kondisi dan situasi tertentu untuk berbagai kepentingan.

Dalam dunia kampus mahasiswa pun ada saja oknum yang memanfaatkan berbagai kondisi dan situasi, bahkan dalam penyelenggaraan sebuah event. Setelah saya tahu, ternyata event yang saya tangani adalah event dari salah satu pejabat kampus dari kalangan mahasiswa yang ditengarai bersebrangan politik dengan pihak opisisi kampus, ini sebenarnya masih sama-sama mahasiswa.

Pasca kejadian tersebut, maka saya pun lebih berhati-hati lagi dalam mengelola event yang akan digarap. Namun, perlu saya tegaskan bahwa tidak semua kegiatan atau event yang diselenggarakan pihak kampus atau mahasiswa bertendensi politis, mungkin itu hanya kebetulan pengalaman saya pribadi menemukan kejadian yang demikian. Sebab, banyak juga event dan kegiatan kampus yang bersifat professional, kekaryaan dan berbasis pada pengembangan ilmu pengetahuan tanpa diikuti kepentingan politis.

Saya telah memulai berkecimpung dalam dunia event sejak dari masa sekolah, dari event kecil-kecilan sampai pada event skala nasional. Berbagai posisi di dalam event organizer pun pernah saya coba, mulai dari posisi dengan tanggung jawab yang paling rendah, sampai menjadi ketua pelaksana dengan beban tanggung jawab yang besar. Saya pernah menjadi seksi perlengkapan dan peralatan, bagian publikasi dan promosi, bagian acara, menjadi narahubung sampai menjadi ketua pelaksana.

Kegiatan atau event skala menengah di tingkat regional yang pernah dilaksanakan saat masa sekolah di antaranya penyelenggaraan Forum Rohis Nusantara (Fornusa) tingkat Kabupaten Serang, Forum OSIS Banten (FOB), Forum Remaja Rohis (Fresh).

 

••• Penyelenggaraan Event yang Paling Berkesan

Saat berkuliah, event terbesar sekaligus membanggakan yang pernah saya tangani adalah Event Students Exchange and Youth Movement (ESEYM) Writer Scholarship Indonesian-Singapore 2019, untuk dokumentasi, bisa dilihat di instagram @youthexchange.eseym, di event ini saya memegang amanah sebagai ketua pelaksana.

Ini adalah sebuah event yang dilaksanakan secara independent dan mandiri alias event yang diselenggarakan secara professional swadaya dan berskala nasional, yang bekerjasama dengan yayasan rumah dunia. Ini merupakan event beasiswa kepenulisan yang pada saat itu dilatih langsung oleh Mas Gol A Gong yang merupakan seorang penulis nasional, yang saat ini ditunjuk oleh perpustakaan nasional RI sebagai duta baca nasional periode 2021-2025 menggantikan Mba Najwa Shihab.

Event ini sungguh pengalaman yang amat sangat membanggakan bagi saya secara pribadi. Karena, diri bisa membuktikan kemampuan dalam penyelenggaraan event berskala nasional. Tapi, sayangnya, pada saat itu tak banyak moment yang bisa didokumentasikan dan diabadikan, karena masih minimnya fasilitas dan kurang memadainya peralatan yang dimiliki, serta kejadian kehilangan data yang pada saat itu penyimpanan data masih menggunakan hardisk, padahal dokumentasi tersebut itu sangat penting untuk portofolio.

Hanya berbekal tim inti yang berjumlah 7 orang, serta beberapa adik tingkat yang kami rekrut, kurang lebih  total semuanya berjumlah 15 orang yang dibagi dalam beberapa tim kecil dan divisi, ternyata tim kecil tersebut mampu menyelenggarakan event besar berskala nasional dan bisa berjalan dengan sukses, walau tentu saja ada kerikil kecil dalam prosesnya, tapi secara garis besar, event tersebut berhasil dilaksanakan dan berjalan dengan sangat memuaskan, sungguh pengalaman yang luar biasa.

 

•••• Event Management dan Organizer di Dunia Kerja

Pasca lulus dunia kampus, ternyata pengalaman dalam mengelola event organizer amat sangat berguna, selain melatih mental dan kematangan diri, ternyata sangat membantu dalam dunia kerja. Kebetulan, saya bekerja di bidang sosial, khususnya lembaga filantropi dan non government organization, yang di mana sering kali lembaga-lembaga tersebut mengadakan berbagai event atau kegiatan, mulai dari mini event, special event sampai big event.

Beberapa event yang pernah dikelola saat bergelut di dunia kerja, khususnya di lembaga filantropi di antaranya yaitu forum silaturahmi jurnalis dan media massa yang menjadi partner lembaga, event Milad lembaga, event berkah Ramadhan, berbagai kegiatan pelatihan yang diperuntukkan bagi penerima manfaat, event silaturahmi para donatur, event yang berkaitan dengan momen hari nasional maupun keagamaan, serta berbagai event rutin maupun event insidental lainnya.

 

••••• Pengalaman Event Online dan Hybrid di Masa Pandemi

Dunia event organizer sempat meredup saat dunia mengalami pandemi Covid-19, penyelenggaraan event yang awalnya menggunakan sistem offline dan pelaksanaan langsung di lapangan, beralih menjadi mode dalam jaringan (daring) atau online, menghadapi hal tersebut, tentu saja diri harus mampu beradaptasi dan mau mempelajari hal baru, khususnya dunia digital, webinar serta penyelenggaraan event berbasis daring.

Mengalami kondisi yang demikian, tentu saya harus memahami teknologi yang sedang berkembang, berhubung saya pribadi sudah tidak asing dengan berbagai perangkat digital dan dunia teknologi, maka bisa dikatakan sangat mudah untuk beradaptasi.

Sebenarnya, event dalam mode daring alias event online, secara teknis lebih mudah untuk dilaksanakan, sebab, tidak memerlukan banyak biaya, peralatan atau pun tempat, cukup menggunakan aplikasi video conference, jaringan internet dan perangkat yang memadai.

Namun, dalam dunia event online, saya dan tim pernah mengalami kejadian yang hampir saja menggagalkan jalannya event online, yaitu kejadian mati listrik secara tiba-tiba saat di tengah berjalannya event, ini sungguh hal yang tak pernah diduga sebelumnya.

Pada awalnya, kami begitu panik, tapi kemudian, saya meminta agar seluruh tim tidak panik, dan mendengarkan arahan dari ketua pelaksana, dalam event ini, saya bertanggung jawab sebagai fasilitator dan penyedia perangkat, akhirnya, dengan cepat kami langsung bergerak, dengan berbekal powerbank dan smartphone, kami pun melakukan upaya antisipasi, karena kebetulan saat itu lembaga menjadi host atau penyelenggara event online, dengan perangkat seadanya, kami pun melanjutkan kegiatan sambil sementara menunggu sumber listrik alternatif dari genset. Untung saja kejadian tersebut tidak berlangsung lama, hanya berselang beberapa belas menit, listrik pun telah kembali menyala.

 

•••••• Pengalaman Penyelenggaraan Event Management di Non Government Organization

Selain bekerja di lembaga filantropi, saya juga pernah bekerja di Non Government Organization (NGo) selama bekerja di NGo, event yang pernah ditangani dan dilaksanakan kebanyakan berkaitan dengan diskusi publik, seminar, audiensi advokasi, pelatihan dan penyelenggaraan forum-forum.

Hal yang paling menantang di penyelenggaraan event di lembaga NGo adalah saat berhubungan dengan pejabat pemerintah atau pun narasumber dari pemerintah, karena, untuk kasus mengundang pejabat pemerintah, kerap kali saat menjelang hari pelaksanaan, mereka kadang bisa secara tiba-tiba membatalkan dengan berbagai alasan dan pertimbangan yang berkaitan dengan tanggung jawab pekerjaan, sehingga meminta untuk menukar jadwal atau ganti jadwal.

Karena telah sering mengelola event dan berbagai kegiatan, mengalami hal seperti itu bukanlah sesuatu yang baru, berbagai alternatif telah disiapkan untuk menghadapi hal-hal tak terduga, atau kadang kita melakukan berbagai metode dan perbaikan dalam proses pra pelaksanaan event. Seperti meminta para narasumber untuk mengunci jadwal dan memberikan undangan serta pemberitahuan sejak jauh-jauh hari, memastikan dan memeriksa kembali berbagai persiapan sebelum hari H, serta membuat list berbagai keperluan yang sudah terpenuhi dan yang belum terpenuhi.

Di antara pengalaman mengelola event di NGo adalah event Forum Sekolah Aman (FOKSA), pelatihan kesehatan dan dokter kecil untuk siswa, pelatihan pengurangan dan penanggulangan risiko bencana, event perlombaan forum sekolah aman, forum audiensi, webinar, event tour lembaga dan berbagai penyelenggaraan event lainnya.

 

••••••• Pengalaman Mengelola Event di Lingkungan Masyarakat

Sedangkan, event di lingkungan masyarakat yang pernah ditangani adalah kegiatan perayaan hari besar keagamaan, seperti event maulid nabi, istifalan, tabligh akbar. Selain event keagamaan, ada juga event hari nasional, event perlombaan dan forum serta kegiatan masyarakat, posisi yang pernah dilakoni di antaranya yaitu mulai dari menjadi seksi acara sampai ketua pelaksana.***